Поняття стандарту «Система організаційно-розпорядчої документації». Мета та принципи стандартизації.
Нормативні документи зі стандартизації
Уніфікація і стандартизація управлінських документів
Одним з основних завдань сучасного діловодства є - всебічне підвищення технічного рівня та якості документів. Така документація повинна відповідати останнім досягненням науки, найвищим техніко-економічним, естетичним та іншим вимогам. Одним із ефективних засобів підвищення якості документації на всіх стадіях її створення є стандартизація. Стандартизація - установлення та використання у різних галузях обов'язкових норм і правил з метою прискорення виробничого процесу і досягнення високої якості роботи з документами. Об'єктивність і надійність якої залежить від застосування науково обґрунтованої єдності вимірювань. Головним центром стандартизації є Державний комітет України зі стандартизації, метрології і сертифікації (Держстандарт України), який організовує, координує і здійснює діяльність відносно розробки, ухвалення, приймання, перегляду, змін, розповсюдження національних стандартів і як національний орган стандартизації представляє Україну міжнародних, міждержавних і регіональних організаціях із стандартизації. Держстандарт України подає таке тлумачення стандартизації: стандартизація – це діяльність, спрямована на оптимальний ступінь впорядкування у певній галузі.У стандарті встановлено для загального й багаторазового використання правила, вимоги, загальні принципи чи характеристики, що стосуються різних видів діяльності чи їх результатів й сприяють досягненню оптимального ступеня впорядкованості в певній галузі. Робота зі стандартизації проводиться в міжнародному масштабі, у групі країн, регіонів, окремої країни або галузі сільського господарства, об’єднання, підприємства. Розрізняють різні види стандартів: міжнародний, регіональний, міждержавний, національний.
Мета стандартизації: привести до єдиного стандарту усю робочу документацію, пришвидшити роботу з документами та підвищити їх якість.
Принципи стандартизації:
досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. У сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації (традиційною, графічною, електронною). Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютерні програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок ОРД, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів. Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів. Ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки ОРД є переважно текстовими, у них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів. Особливістю ОРД є їх багатофункціональність, що виявляється як при документуванні основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів. Основні правила і вимоги до створення, обробки і використання ОРД встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. вимоги до оформлення документів ”.
зменшення кількості видів документів - ОРД має багато видів і різновидів документів, що функціонують у діловодстві всіх установ і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації. Зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого - необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів з документаційного забезпечення менеджменту.
підвищення інформативності документів - функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, що використовується суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення і чисельності фахівців, а це є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятий шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі. Цього можна досягти уникненням дублювання інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.
Системність уніфікації - системний підхід до розробки уніфікованої системи ОРД передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки ОРД із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.
Комплексність - при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.
стабільність вимог - уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконанні управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлено порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.
економічна доцільність - економічна доцільність уніфікації документів визначається двома показниками: вартістю витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи; вартістю витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності. Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою технічних пристроїв. Це зменшує витрати непродуктивності ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих управлінських рішень.
гармонізація нормативних документів із стандартизації з міжнародними, регіональними й, у разі необхідності, національними стандартами інших країн;
забезпечення відповідності вимог нормативних документів актам законодавства;
взаємозв’язок і узгодженість нормативних документів усіх рівнів;
забезпечення раціональності, однозначності, несуперечливості та обґрунтованості вимог стандартів, можливості їх перевірки;
Державні стандарти України (ДСТУ) - це нормативні документи, які діють на території України і застосовуються усіма підприємствами незалежно від форми власності та підпорядкування, громадянами - суб'єктами підприємницької діяльності, міністерствами (відомствами), органами державної виконавчої влади, на діяльність яких поширюється дія стандартів. Державні стандарти України містять обов'язкові та рекомендовані вимоги. До обов'язкових вимог належать такі, що підлягають безумовному виконанню органами державної виконавчої влади, всіма підприємствами та громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандартів. Рекомендовані вимоги є обов'язковими для виконання, якщо це передбачено чинними актами законодавства; ці вимоги включено до договорів на розроблення, виготовлення та поставку продукції; виробником (постачальником) продукції документально заявлено про відповідність продукції цим стандартам. Об’єктом стандартизації є (продукція, процес, послуга) - предмет. Продуктомстандартизації - нормативний документ(документ, що встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності чи їх результатів).
Нормативні документи зі стандартизації
До нормативних документів зі стандартизації належать стандарти й технічні умови. За масштабами поширення стандарти поділяються на такі категорії:
Державний стандарт України (ДСТУ) – головний нормативний документ зі стандартизації в країні, який належить безумовному виконанню органами виконавчої влади, усіма підприємствами та громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандарту. ДСТУ затверджується Державним комітетом України зі стандартизації, метрології й сертифікації (Держстандарт України), а в галузі будівництва – Державним комітетом України зі справ містобудівництва та архітектури.
Галузевий стандарт (ГСТУ) затверджується міністерством (відомством). ГСТУ розробляють на продукцію, послуги за відсутності державних стандартів України чи у випадку необхідності встановлення вимог, що перебільшує чи доповнює вимоги ДСТУ. Галузевий стандарт не повинен перечити державному й підлягає безумовному виконанню підприємствами та організаціями, які входять у сферу управління органа, який затвердив його.
Стандарт підприємства (СТП) затверджується та використовується тільки на конкретному підприємстві; розробляється на продукцію (процеси, послуги), яку виготовляють (здійснюють, надають) тільки конкретні підприємства. Стандарти підприємства не повинні суперечити обов’язковим вимогам державних та галузевих стандартів.
Технічні умови (ТУ) – нормативний документ, розроблений для встановлення вимог, що регулюють відносини між постачальником (розробником, винахідником) і споживачем (замовником) продукції, на яку відсутні державні чи галузеві стандарти (або в разі необхідності конкретизувати вимоги даних документів). Технічні умови бувають двох типів: ТУ, що є невід’ємною частиною комплекту нормативних документів на продукцію (вироби, послуги) і ТУ, що є самостійним документом.
Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19) є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.
Уніфікація і стандартизація управлінських документів
На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше 20 уніфікованих систем документації. Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами й організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.
Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. Таким чином, документ у сфері управління – це складна інформаційна сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників. Щоб отримати відчутний економічний ефект, пов'язаний зі зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, потрібно забезпечити своєчасну уніфікацію документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. Виходячи з цього, структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів:лінійної, матричної деревоподібної, текстової.
Лінійна структура може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів. Кожний реквізит документа має свій порядковий номер. Наприклад, реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином:
01-Державний Герб України,
02-Емблема організації або товарний знак
03-зображення нагород
04-код організації
05-код форми документа
06-.... .
Реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній.
При складанні текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи.
Формалізований підхідвимагає вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.
Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.
Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою
Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію. Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи. Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи. Створення взаємопов’язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами: ДСТУ 3843-99 ”Державна уніфікована система документації. Основні положення “... Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.
Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система ОРД має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форми ОРД - 0273110-наказ по особовому складу. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення....- всього 73 уніфіковані форми документів. Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту. Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.
УСОРД складається з таких підсистем:
-підсистема, призначена для розв’язання завдань створення, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств;
- підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.
Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем, так і формування нових підсистем. Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом, так і за допомогою комп’ютерних мереж.
Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. У сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки. При цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили. Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги. Особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.
Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор...) Перша група має теоретико-методично значення. А для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.
Система ОРД (організаційно-розпорядчої документації)
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації — система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління. Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації.
Класифікатор визначає три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа індентифікуєтся за допомогою цифрових позначень. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до Державного класифікатору управлінської документації як самостійна система, являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.
Уніфіковані форми документів,що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи. Зміни і доповнення вносяться до Державного класифікатору управлінської документації у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи.
Закріплення навчального матеріалу
Що називаємо стандартизацією? (це діяльність з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній галузі шляхом установлення положень для загального й багаторазового використання щодо реально існуючих чи можливих завдань).
Що включає державний стандарт? (правила, вимоги, загальні принципи чи характеристики, що стосуються різних видів діяльності чи їх результатів й сприяють досягненню оптимального ступеня впорядкованості в певній галузі).
Мета стандартизації? (привести до єдиного стандарту усю робочу документацію, пришвидшити роботу з документами та підвищити їх якість).
Який основний документ визначає вимоги до створення, обробки і використання ОРД? (Державний стандарт України 4163-2003 /Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації.)
Назвіть нормативні документи зі стандартизації: стандарти й технічні умови.
Яку структуру управлінських документів ми використовуємо? (лінійна - подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів, де кожний реквізит має свій порядковий номер)
Що являє собою система ОРД? (система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів)
