Змінні реквізити вносять під час складання документа (стр.55 А.Н.Діденко Сучасне діловодство)

Дата документа (реквізит 11): обов’язковий реквізит, фіксує час створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, реєстрації, видання документу.

• проставляють арабськими цифрами: день місяця, місяць, рік двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових та документах фінансового характеру - 29 липня 2013 року або 29 липня 2013 р.; за міжнародними стандартами: рік, місяць, день місяця (2013.07.29).
• Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.
• Документи, що видають дві або більше організації, повинні мати одну дату.
• Для службових листів основною датою є дата реєстрації.
• У протоколах, актах, в яких зафіксовано рішення, прийняте колегіально на засіданні, нараді, під час проведення перевірки або будь-якого іншого заходу, основною датою є дата, коли цей захід відбувся.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12): надають документу під час реєстрації.

• Реєстрації підлягають документи, створені організацією; ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації (згідно з переліком таких документів, що має бути додатком до інструкції з діловодства організації).

• складається з порядкового номера (у межах груп документів), який може доповнюватись індексом справи за номенклатурою, індексом структурного підрозділу або виконавця, кореспондента (напр.: 190/03-10, де 190 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою; 02-583, де 02 – група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 – порядковий номер).
• постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком.
• Якщо авторами документа є кілька організацій, реєстраційні індекси авторів ставлять через похилу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі (зліва направо)

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження /31/, про контроль /20/, про виконання документа та ін.

• Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі.

• При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний штамп (відмітка про надходження /31/) - ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля /реєстраційного штампа/.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13): фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо).

• Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь, і, як правило, вони включають його вихідний реєстраційний номер і дату.
• розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15): засвідчує ступінь обмеження доступу до цієї інформації (для службового користування, таємно, цілком таємно) і проставляється у вигляді позначки.

• без лапок праворуч (10,4 см) на верхньому полі правого кута першої сторінки документа.
• підприємницька таємниця має декілька рівнів грифів обмеження доступу, відповідних різним степеням конфіденційності інформації: перший, самий низький і масовий рівень — грифи "Комерційна таємниця", "Конфіденційно", "Конфіденційна інформація"; другий рівень — "Комерційна таємниця. Строго конфіденційно", "Строго конфіденційно", "Строго конфіденційна інформація", "Конфіденційно — Особливий контроль". Інколи застосовується трьохрівнева градація, при якій вводиться вищий по значенню гриф -"Комерційна таємниця особливої важливості".

• під грифом завжди вказується номер примірника документа, термін дії грифу або інші умови його зняття, а також уточнювані відмітки типу — "Особисто", "Тільки адресату" та ін.
• професійна таємниця (лікарська, таємниця страхування) грифу обмеження доступу не мають, тому що в повному об'ємі є конфіденційними (історії хвороби, масиви облікових персональних даних та ін.)
• на цінних, але не конфіденційних документах може проставлятися гриф (напис, штамп), що передбачає особливу увагу до зберігання такого документу (напр.: "Власна інформація фірми", "Інформація особливої увага", "Копії не знімати", "Зберігати в сейфі" і т.д).
• можуть використовуватися додаткові кольорові ідентифікатори цінних і конфіденційних документів та справ для їх швидкого візуального виділення і контролю використання в процесі роботи.
• гриф конфіденційності присвоюється документу: виконавцем на стадії підготовки проекту документу; керівником структурного підрозділу або керівником фірми на стадії узгодження або підписання документу; адресатом (отримувачем) документу на стадії його первинної обробки в службі конфіденційної документації.
• зміна грифу конфіденційності документу проводиться при зміні ступеню конфіденційності відомостей, що містяться в ньому. Підставою для зміни чи зняття грифу конфіденційності є: відповідне коректування переліку конфіденційних відомостей або конфіденційних: документів фірми; закінчення встановленого терміну дії грифу; наявність події, при якій гриф повинен бути змінений або знятий (закінчення дії контракту, вимога замовника продукції, опублікування опису виробу в пресі, патентування винаходу і т .д.)
• після зняття грифу документ передається до служби відкритої документації фірми. Про зміни або зняття грифу робиться відмітка на самому документі, яка посвідчується підписом керівника, який підписав або затвердив цей документ. Про внесення в документ такої відмітки повідомляється зацікавленим особам та підприємствам. З метою своєчасної зміни або зняття грифу конфіденційності з документів рекомендується регулярно переглядати облікові (інвентарні) картотеки (журнали, списки) конфіденційних документів та виявляти ті документи, які можуть бути видалені з банку документів, що контролюються та захищаються.

Адресат (реквізит 16): містить дані, за якими документ може бути доставлений за призначенням. Документ адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам.

Реквізит “Адресат” максимально може складатися з таких елементів:

۰ Назва організації-адресата (у Н.в); ۰ Назва структурного підрозділу (у Н.в);

۰ Назва посади одержувача (у Д.в); ۰ Прізвище (у Д.в) та ініціали; ۰ Поштова адреса.

• Кожну із складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів. Відстань між ними – 1,5 міжрядкових інтервалів.
• Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити за праву межу берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресата не ставлять.
• У разі адресування документа організації або її структурному підрозділі, їхню назву подають у Н.в.

• Якщо документ адресують посадовій особі, назву організації зазначають у Н.в., а посаду і прізвище адресата – у Д.в.
• У разі адресування документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата.

У разі потреби зазначають почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий ступінь адресата.

• Якщо документ адресують однорідним організаціям, адресата треба зазначати узагальнено (напр.»Дочірнім компаніям»)
• Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього і четвертого адресатів не ставиться.
• У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список на розсилання і на кожному документі зазначають тільки один адресат.
• До складу реквізиту “Адресат” може входити поштова адреса. Складові поштової адреси вказують у Н.в.

۰ назва організації - адресата (для юридичної) або прізвище, ім’я та по батькові чи ініціали (для фізичної особи);

۰ назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

۰ назва населеного пункту (міста, селища тощо);

۰ назва району, області;

۰ назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

۰ поштовий індекс.

Цей порядок поширюється на написання поштової адреси у реквізитах “Довідкові дані про організацію”, “Адресат”.

• У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу.
• Поштову адресу не фіксують на документах, що надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам. У цих випадках в організації доцільно користуватися списками розсилання і конвертами із завчасно надрукованими на них адресами.
• Якщо документ адресують фізичній особі, то вказують прізвище, ім’я та по батькові (чи ініціали), поштову адресу.

Гриф затвердження документа (реквізит 17): вказує на нормативний або правовий характер змісту документа. Складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф затвердження розміщують на 10,4 см першого аркуша документа.

• затверджують кілька посадових осіб їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.
• затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у Н.в.

Резолюція (реквізит 18): розміщують нижче реквізиту «адресат». Резолюція складається з таких елементів:

• прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ у Д.в.;
• зміст доручення; термін виконання документа;
• особистого підпису керівника; дати резолюції.

• На документі у більшості випадків не повинно бути більше однієї резолюції (іноді. інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточненням його виконавця). За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.
• У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири (відповідальною є особа, що значиться в резолюції першою). Перелік інших виконавців /співвиконавців/ свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали,
• Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи.
• Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника.
• Якщо в резолюції бракує вказівок на те що і як спід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене» не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
• Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам: Терміново вжити заходів щодо забезпечення... або Про результати і вжиті заходи повідомте заявників ... або Терміново відрядіть....

• Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом /наприклад, адресатом/ резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документ крім полів.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19): містить стислий виклад змісту аспекту змісту документа і узгоджується з його назвою. Його використовують під час реєстрації та контролю за виконанням документа (вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних).

• відповідає на питання про що?; кого?; чого? (напр. Наказ (про що?) – про створення ліквідаційної комісії; Посадова інструкція (кого?) – вченого секретаря; Протокол (чого?) – засідання жеку
• Заголовок формулює укладач тексту документа.
• Документ на форматі А5, можна оформлювати без заголовка.
• розміщують від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа.
• якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його продовжують до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
• Під час реєстрації документа заголовок

Відмітка про контроль (реквізит 20): означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативно-правовим актом (типовий строк) або встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією.

• позначають літерою “К” чи словом (від руки або за допомогою штампа) “Контроль”. Цю відмітку можна писати червоним, синім, зеленим чи іншим яскравим кольором
• проставляють на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22): розташовують під текстом документа.

• Якщо повну назву додатка наводять у тексті, то наявність додатка оформлюють таким чином: (Додаток: на 3 арк. у 2 прим).

• Якщо в тексті документа немає назви додатка, то йому надають назву і зазначають кількість аркушів та кількість примірників. За наявності кількох додатків їх нумерують арабськими цифрами (без знака №).
• Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.
• Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: Лист Мінекономіки України від 14.07.2000 № 72–3/95 та додаток до нього, всього на 4 арк. в 1 прим.
• Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресатами, то цей реквізит оформлюють так: Додаток: Примірна номенклатура справ обласних держадміністрацій в 1 прим., на першу адресу.
• У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити: назва виду документа, заголовок, дата, підпис.
• Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і реєстраційний номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Додаток 2 до наказу директора АТ “Альфа” від 13.08.2002  № 16
• Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують.

Підпис (реквізит 23): складається з назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціал(и), прізвище).

• Реквізит розміщують під текстом документа або відміткою про наявність додатка.
• Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
• Документи колегіального органу підписують голова і секретар колегіального органу.
• Якщо документ складає комісія, то зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх статус у складі комісії.
• Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їх підписи розміщують на одному рівні.
• У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник, наприклад: “Виконувач обов’язків” (В.о.), “Заступник” (Заст.). Не допускається ставити прийменник “За” чи похилу риску перед назвою посади.

Засвідчення документа: основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження, що надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

• В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа - керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.
• У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання.
• Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим (іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ). Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.
• Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб (напр., на протоколах - підпис голови та секретаря, на атестатах - підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах - підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера).
• Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:
• Якщо документ підписують кілька осіб з однаковою посадою, їх підписи розміщують на одному рівні:
• Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки по комісії, а не посади:
• З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Гриф погодження документа (реквізит 24): розміщують з лівого боку сторінки нижче реквізиту "Підпис" або на окремому аркуші погодження. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

• Документ можуть погоджувати листом, протоколом, актом тощо.

Печатка:Печатки можуть бути гербові та прості.

• Гербова печатка засвідчує юридичні або фізичні права осіб: витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статути, положення.
• Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну і герб на них не зображується. Таку печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи та ін.
• Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа.
• Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.

Візи документа (реквізит 25): вказують на згоду або незгоду посадових осіб організації-автора документа з його змістом. Віза включає особистий підпис особи, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби – посаду особи, яка візує.

• Документ можуть візувати посадові особи, у межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, порушених у документі, заступники керівників організацій, відповідальні за це питання.
• Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотньому боці. Іноді дати не ставлять.
• Зауваження і пропозиції до змісту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку: Зауваження і пропозиції додаються/Начальник планового відділу/Підпис/О. Ткаченко/27.05.2002

• Якщо під час візування з’ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27): складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом “Підпис”.

• Відмітку проставляють на копіях документів (у т.ч. ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Під час розсилання їх копій (постанов, наказів, розпоряджень, інструктивних листів тощо), їх слід засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28): зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Відмітка є довідковою інформацією у разі звернення до виконавця, тому бажано вказувати не тільки прізвище виконавця, а й ім’я та по батькові. Це полегшить спілкування та допоможе встановити контакт із виконавцем.

• У разі потреби зазначають шифр друкарки, який утворюється першими літерами імені та прізвища, наприклад: КГ – Катерина Горбатюк, кількість віддрукованих примірників, дату друкування, а на документах, що мають гриф обмеження доступу, ще вказують, куди направлено примірники:

Мельник 242 47 21

КГ 2 10.07.2003.

прим. № 1 – за адресою

прим. № 2 – у відділ кадрів

Цей реквізит друкують розміром шрифту 8–11 друкарських пунктів.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29): проставляють після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді.

• Відмітка свідчить про завершення роботи над документом.. Після проставлення відмітки документ підкладають до справи.
• Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання. У разі відсутності такого документа – короткі відомості про виконання, слова “До справи”, номер справи, посаду, підпис і дату.
• Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, то назву посади можна не вказувати.
• Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша.

До справи № 02–15

Питання вирішено по телефону

з А. О. Марченко 04.06.2003

Посада Підпис 05.06.2003

Відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30): містить ім’я файла, код оператора та інші пошукові дані, які встановлює організація.

• реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

//server\docs\public\dep 03\file 05.doc

Відмітка про надходження документа до організації (реквізит 31): ставлять від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

• Елементами цього реквізиту є: скорочена назва організації-одержувача документа (або абревіатура), реєстраційний індекс, дата (а за потреби – година і хвилини) надходження документа.

УНДІАСД

Вх. № 32

11.03.2002

• Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний робочій день

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32): ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади” від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Організація-автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6х10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.