Система роботи з документацією в установі повинна ґрунтуватись на таких принципах:

• ділової необхідності,
• однократної реєстрації документів;
• децентралізації відповідальності за виконання;
• паралельності обробки документів.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу - від стадії підготовки рішення і до його реалізації. В свою чергу відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості документів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того щоб упорядкувати рух документації і визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.

Принцип однократної реєстрації документів

Проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операції і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності.

Принцип децентралізації відповідальності

Побудова документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Зазначений принцип у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.

Підвищення рівня ведення діловодства і поліпшення оперативності управління можна досягти шляхом підвищення досконалості організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютеризації діловодних процесів й оперативного пошуку релевантної документної інформації.

Принцип паралельності обробки документів

В установах може використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми обробки документів. Суть паралельної системи полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної системи обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки. Щоб впоратись із швидко зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснащеність управлінської праці, через її комп'ютеризацію та впровадження передових засобів оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональних системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті, і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпорядження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основними групами і видами документів на підприємстві треба регламентувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Документообіг має передбачати забезпечення кожного підрозділу достовірною документною інформацією в заданий строк, а також її необхідну обробку, а досконала організація опрацювання документації - забезпечувати створення обґрунтованих схем документно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків в установі.