У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості:
- Професійна майстерність.
Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на комп'ютері, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.
- Ініціативність.
Секретар має виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинна бути упевнена, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.
- Організованість.
Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.
- Відповідальність.
Секретар, повинен бути готовим прийняти на себе відповідальність за завдання, поставлені керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинен бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п.
- Пунктуальність.
Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.
- Поінформованість.
Секретар, повинен добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.
- Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю.
При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим особам. Секретар, повинен бути тактовним, ввічливим і доброзичливим зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити її максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.
- Гарна пам'ять.
Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовування інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарату. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.
- Відданість роботі.
Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності - необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікованим виконавцем, а сьогоденним секретарем, першим помічником керівника.
Для того щоб виробити й розвивати названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині, в школі. У залежності від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.
|
