Операції упорядкування і фільтрації даних в електронних таблицях (ЕТ) аналогічні упорядкуванню і фільтрації в базах даних. Щоб ці операції були можливі в ЕТ, таблиця повинна мати вигляд списку. Список складається із записів (рядків), що мають ті самі поля (стовпці). Прикладом списку може бути телефонний довідник, у якому кожен окремий запис-рядок відповідає конкретному абоненту, а полями-стовпцями є Прізвище, ім'я по батькові, Адреса, Телефон.

Упорядкування даних в електронних таблицях виконується сортуванням.

Сортування — це зміна відносного положення даних у списку відповідно до значення чи типу даних. Дані звичайно сортуються за алфавітом, чисельним значенням або датою. Опишемо порядок сортування, прийнятий у Ехсеl за замовчуванням. Якщо вмістом комірок є числа, то вони сортуються в порядку зростання: від найменшого від'ємного до найбільшого додатного числа. Якщо в комірки записано текст, то при сортуванні порівнюється вміст комірок за символами зліва направо. Наприклад, слово "якір" буде поміщено після слова "кір", а слово "Судан" - після слова "судак" (на регістр при сортуванні не зважають).

Для сортування таблиці клацніть по будь-якій її непорожній комірці і натисніть на одну з кнопок на панелі інструментів : Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию. При натисканні на зазначені кнопки сортування здійснюється по крайньому лівому полю (наприклад, по стовпцю А).При цьому виконуватиметься сортування суцільної частини таблиці, що не має порожніх рядків чи стовпців. Рядки переставлятимуться повністю. Заголовки (підписи) стовпців у процес сортування за замовчуванням не потрапляють.

Якщо треба виконати сортування по довільному стовпцю чи по кількох стовпцях, то потрібно клацнути мишею по довільній комірці таблиці і вибрати команду меню Данные — Сортировка. У діалозі, що відкрився, визначаємо черговість полів, по яких виконуватиметься сортування.

Однією з найпоширеніших операцій над списками є фільтрація.

Фільтрація являє собою виділення певних записів, що задовольняють задані критерії Результатом фільтрації є створоння списку з відфільтрованих записів. У Ехсеl передбачено два режими фільтрації: Автофильтр і Расширенный фильтр.

Розглянемо режим автофільтру. Клацніть по довільній комірці списку, який підлягає фільтрації, і виконайте команду меню Дані — Фільтр — Автофільтр. Праворуч від назви кожного стовпця з'явиться кнопка зі списком, що розкривається. Список кнопки відкривають позиції Всі, Перші 10..., Умова..., потім йдуть елементи стовпця, розміщені за абеткою. Прокрутивши список, ви можете дібрати необхідний критерій. Зазначимо, що позиція Умова дає змогу задати точні критерії для фільтрації. Відразу після вибору критерію на екрані залишаться лише записи, що пройшли фільтрацію, а інші записи будуть приховані. Для скасування процедури фільтрації треба ввійти в меню. Дані — Фільтр і забрати галочку з команди Автофільтр.

Розширений фільтр дає змогу оформити критерій для фільтрації у вигляді таблиці і вивести відфільтровані записи в будь-який діапазон робочого аркуша. Порядок створення фільтра такий. Спочатку треба створити таблицю-критерій. Для цього під початковою таблицею вводяться точні назви стовпців, за якими мають виконати фільтрацію. Наступним рядком під назвами введіть із клавіатури критерії добору. Як критерії можуть виступати текстові записи, що збігаються зі значеннями комірок (для стовпців з текстом), числа або умови, що містять оператори порівняння (для стовпців з числами). Активізуйте будь-яку комірку початкової таблиці і виконайте команду Дані — Фільтр — Розширений фільтр. У результаті з'явиться діалог Розширений фільтр, у якому треба задати параметри розширеного фільтра. Результат фільтрації за замовчуванням буде розміщений на місці початкової таблиці. Якщо ви хочете, щоб результат був поміщений в іншому місці аркуша чи Робочої книги, то клацніть по перемикачу Скопіювати результат в інше місце. Потім у нижнє текстове поле введіть діапазон вставки відфільтрованої таблиці. Для цього дійте аналогічно тому, як вводився діапазон таблиці-критерію (див. вище).

Скасувати дію розширеного фільтра можна командою Дані — Фільтр - Показати все. При цьому повертається стан таблиці до фільтрації, але таблиця-критерій також буде присутня.